Прийняття на роботу є початком взаємин між роботодавцем і працівником, тому бажано одразу з’ясувати усі питання, що можуть виникнути у подальшому, продивитися необхідні документи майбутнього працівника, а йому, в свою чергу, надати для ознайомлення колективний договір та правила внутрішнього трудового розпорядку, а також належним чином зафіксувати умови трудового договору та внести відповідні записи до трудової книжки.
Звісно, усі ці дії слід робити під час прийняття на роботу не тільки топ-менеджерів та висококваліфікованих фахівців, а й усіх працівників, що дозволить уникнути зайвих непорозумінь у подальших відносинах. Тож ознайомтеся з процедурою укладення трудового договору та дізнайтеся, які кадрові документи необхідно оформити на нового працівника відповідно до чинного законодавства.
Види трудових договорів
Визначення трудового договору наведено у ч. 1 ст. 21 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП). Так, трудовий договір — це угода між працівником і роботодавцем, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, дотримуватись правил внутрішнього трудового розпорядку, а роботодавець зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату та забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.
- Форма укладення.
Трудовий договір може бути укладений в усній або в письмовій формі, але наказ про прийняття на роботу працівника видається в будь-якому випадку, незалежно від форми укладення трудового договору.
Поняття «укладення трудового договору» та «прийняття на роботу» є тотожними — тобто, якщо працівника прийняли на роботу, видали наказ і допустили до роботи, це означає, що з ним уклали трудовий договір (навіть якщо документа під назвою «Трудовий договір» у письмовій формі не існує).
Додержання письмової форми трудового договору є обов’язковим у таких випадках (ч. 1 ст. 24 КЗпП):
— при організованому наборі працівників (такий набір може проводитися службою зайнятості, але на практиці майже не застосовується);
— при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними та геологічними умовами й умовами підвищеного ризику для здоров’я;
— при укладенні контракту (це особлива форма трудового договору, де строк його дії, права, обов’язки і відповідальність сторін (у т. ч. матеріальна), умови матеріального забезпечення і організації праці працівника, умови розірвання договору, в т. ч. дострокового, можуть встановлюватися угодою сторін, а сфера застосування контракту визначається законами України);
— коли працівник наполягає на укладенні трудового договору в письмовій формі;
— при укладенні трудового договору з неповнолітнім;
— при укладенні трудового договору з фізичною особою (мається на увазі, коли фізичною особою є роботодавець (адже більшість роботодавців є юридичними особами), оскільки працівник не може мати іншого статусу ніж фізична особа);
— в інших випадках, передбачених законодавством України.
Законодавством не встановлено загальної типової форми письмового трудового договору — на кожному підприємстві вона розробляється самостійно. Але у будь-якому разі у трудовому договорі має бути вказано форму працевлаштування працівника (основне місце роботи чи сумісництво), його вид (безстроковий або строковий із зазначенням строку), а також визначено права і обов’язки роботодавця та працівника, робочий час, умови та строки виплати заробітної плати і її розмір, строк випробування (якщо його встановлено).
Якщо трудовий договір укладається у письмовій формі, то має бути два ідентичних примірника такого договору. Вони обидва підписуються працівником і роботодавцем, після чого на кожному примірнику ставиться печатка (за її наявності). Один примірник трудового договору видається працівникові «на руки», інший — зберігається на підприємстві.
- Форма працевлаштування.
Працівник може працювати одночасно на кількох підприємствах, в установах, організаціях (ч. 2 ст. 21 КЗпП). Одне з них (те, куди працівник працевлаштувався спочатку) буде основним місцем роботи, а на іншому підприємстві працівник буде працювати за сумісництвом. Від форми працевлаштування не залежить вид трудового договору за іншими ознаками (тобто трудовий договір за сумісництвом може бути як строковим, так і безстроковим, укладеним у письмовій або в усній формі).
- Строк договору.
Трудовий договір може бути:
— безстроковим, що укладається на невизначений строк;
— на визначений строк, встановлений за погодженням сторін;
— таким, що укладається на час виконання певної роботи.
Строковий трудовий договір укладається у випадках, коли трудові відносини не можуть бути встановлені на невизначений строк з урахуванням характеру наступної роботи, або умов її виконання, або інтересів працівника та в інших випадках, передбачених законодавчими актами (ст. 23 КЗпП).
Порядок укладення строкового трудового договору не відрізняється від загального порядку прийняття на роботу — єдиною відмінністю є лише те, що у наказі про прийняття на роботу обов’язково має бути зазначено строк трудового договору.
Укладаючи трудовий договір, сторони можуть обумовити випробування з метою перевірки відповідності працівника роботі, яка йому доручається (ст. 26 КЗпП). Слід звернути увагу, що встановлювати випробування — це право, а не обов’язок роботодавця. Водночас, якщо працівник відмовляється від випробування, трудовий договір фактично не може бути укладений, якщо роботодавець у відповідь не скасує умову про випробування
Етапи прийняття на роботу
Етап 1: Прийняття документів від особи, яка працевлаштовується.
При укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, реєстраційний номер облікової картки платника податків (ідентифікаційний номер), трудову книжку, за наявності — документ військового обліку, а у випадках, передбачених законодавством, — також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я та інші документи (ст. 24 КЗпП). Наприклад, законодавством встановлено необхідність проходження попереднього (до прийняття на роботу) медичного огляду для осіб віком до 18 років, осіб, які приймаються на важкі роботи та роботи, де є потреба в професійному доборі, роботи, пов’язані з обслуговуванням населення (тому прийняття на роботу таких осіб здійснюється тільки після надання ними документа про результати попереднього медичного огляду з висновком про можливість виконувати запропоновану роботу).
ЗАБОРОНЕНО: вимагати від осіб, які поступають на роботу, відомості про їх партійну і національну приналежність, походження, реєстрацію місця проживання чи перебування та документи, подання яких не передбачено законодавством.
Етап 2: Написання працівником заяви про прийняття на роботу або оформлення трудового договору в письмовій формі.
Якщо трудовий договір укладається в усній формі, підставою для видання наказу про прийняття на роботу є заява працівника, яка, зазвичай, пишеться від руки у довільній формі). У заяві зазначаються основні умови трудового договору: посада, на яку претендує особа, дата прийняття на роботу, посадовий оклад, строк (якщо укладається строковий трудовий договір), строк випробування (якщо сторони домовились про нього), режим робочого часу (в разі встановлення неповного робочого часу або індивідуального режиму роботи), бажання працювати за сумісництвом (якщо приймається на роботу сумісник).
Етап 3: Видання наказу про прийняття на роботу.
Працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого відповідним наказом роботодавця (ст. 24 КЗпП). Таким чином, наказ про прийняття на роботу повинен видаватися обов’язково, незалежно від того, в якій формі укладається трудовий договір — письмовій чи усній.
Для оформлення наказу можна використовувати або типову форму № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу», що затверджена наказом Державного комітету статистики України (далі — Держкомстат) від 5 грудня 2008 р. № 489, або оформлювати його на бланку підприємства (звісно, такий бланк має містити всі реквізити, що містяться в типовій формі № П-1).
Етап 4: Повідомлення про прийняття працівника на роботу.
Окрім оформлення наказу про прийняття на роботу, обов’язковою умовою для допущення працівника до роботи є повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України (далі — КМУ). ст. 24 КЗпП). Наразі таки порядок визначено постановою КМУ «Про порядок повідомлення Державній фіскальній службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу» від 17 червня 2015 р. № 413.
Повідомлення про прийняття працівника на роботу подається:
- Ким: власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом (особою) чи фізичною особою.
- Куди: до територіальних органів Державної фіскальної служби (далі — ДФС) за місцем обліку їх як платника єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування за встановленою формою.
- У термін: до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором.
- Одним із способів:
— засобами електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб відповідно до вимог законодавства у сфері електронного документообігу та електронного підпису;
— на паперових носіях разом з копією в електронній формі;
— на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше ніж з п’ятьма особами.
- Із зазначенням у формі повідомлення:
— типу повідомлення (початкове чи скасовуюче);
— категорії особи (з трудовою книжкою чи без неї);
— реєстраційного номера облікової картки платника податків або серії та номера паспорта (для фізичних осіб, які мають відмітку у паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта);
— прізвища, ім’я та по батькові застрахованої особи;
— номера і дати наказу (розпорядження) про прийняття на роботу;
— дати початку роботи.
Інформація про зарахування працівника має бути подана до ДФС або її територіальних органів до початку його роботи — отже, дата наказу про прийняття працівника на роботу та дата початку роботи працівника не співпадають (лист Міністерства соціальної політики України «Щодо заповнення повідомлення про прийняття працівника на роботу» від 4 серпня 2015 р. № 432/13/155-15).
У випадку, якщо виникла потреба виправити запис у раніше поданому повідомленні, подається нова форма з поміткою у графі 2 «скасовуюче» (одночасно з формою, яка містить правильні відомості). Також вона подається і у разі невиходу працівника на роботу після подання повідомлення.
Етап 5: Ознайомлення працівника з його правами, обов’язками та умовами праці.
Роботодавець зобов’язаний до початку роботи за укладеним трудовим договором проінформувати працівника під підпис про умови праці, наявність на робочому місці, де він буде працювати, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їхнього впливу на здоров’я, його права на пільги та компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колективного договору (ст. 29 КЗпП). Основним підтвердженням того, що працівнику роз’яснили його права і обов’язки, є підпис працівника про ознайомлення з посадовою (робочою) інструкцією.
Для деяких категорій працівників чинними нормативно-правовими актами може бути передбачено обов’язкове ознайомлення і з іншими нормативними документами, зокрема і внутрішніми документами підприємства (наприклад, про захист комерційної таємниці, про роботу з окремими речовинами тощо).
Етап 6: Направлення працівника на інструктаж з охорони праці.
Запис про проведення вступного інструктажу для осіб, які приймаються на роботу відповідно до наказу роботодавця, робиться в Журналі реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці, що зберігається службою охорони праці або працівником, який відповідає за проведення вступного інструктажу, а також у наказі про прийняття працівника на роботу.
Етап 7: Оформлення трудової книжки працівника.
Працівникам, які стають на роботу вперше, трудова книжка оформляється не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу. Студентам вищих та учням професійно-технічних навчальних закладів трудова книжка оформляється не пізніше п’яти днів після початку проходження стажування (ч. 3 ст. 48 КЗпП).
В усіх інших випадках працівник зобов’язаний для працевлаштування подати трудову книжку. Якщо працівник її втратив, він має звернутися до відділу кадрів за попереднім місцем роботи для оформлення дубліката трудової книжки (п. 5.1. Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту України від 29 липня 1993 р. № 58, далі ― Інструкція № 58) і тільки після його отримання можливе подальше працевлаштування.
Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу вносяться роботодавцем після видання відповідного наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку (п. 2.4. Інструкції № 58).
Перед внесенням до трудової книжки запису про прийняття на роботу необхідно перевірити наявність запису про звільнення з попереднього місця роботи, а також впевнитись, що дата звільнення з попереднього місця роботи не збігається з датою прийняття на нову роботу (якщо так сталося — прийняття на роботу можливе не раніше наступного робочого дня після звільнення з попереднього місця роботи). У разі, якщо до працевлаштування особа отримувала допомогу по безробіттю (пошук: допомога по безробіттю), у трудову книжку має бути внесено запис про те, що виплата цієї допомоги припинена.
При внесенні відомостей про прийняття на роботу, спочатку у графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки як заголовок пишеться повне найменування підприємства (для цього можна використати прямокутний штамп підприємства, який містить лише його повну назву без інших реквізитів). Під цим заголовком вноситься «звичайний» запис: у графі № 1 трудової книжки вказується порядковий номер запису, що вноситься, у графі № 2 — дата прийняття на роботу, до графи № 3 вноситься запис про прийняття на роботу працівника із конкретним найменуванням професії або посади, на яку його було прийнято, а до графи № 4 — дата та номер наказу (розпорядження) роботодавця, на підставі якого внесено запис (Зразок 3). Запис про назву роботи, професії або посади, на яку приймається працівник, в обов’язковому порядку має відповідати штатному розпису та Національному класифікатору України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженому наказом Держспоживстандарту України від 28 липня 2010 р. № 327.
Також незалежно від того, видавалася працівникові трудова книжка вперше чи лише вносився запис про прийняття на роботу, необхідно внести відповідні відомості до Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (її типовою форма № П-10 затвердженою наказом Міністерства статистики України від 27 жовтня 1995 р. № 277). Адже відповідно до п. 7.1. Інструкції № 58 у цій Книзі реєструються всі трудові книжки, що прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них із записом серії і номера, що видані працівникам знову.
Етап 8: Заповнення особової картки та інших документів.
Особові картки типової форми № П-2 ведуться на всіх працівників підприємства, у т. ч. сумісників. Особова картка заповнюється працівниками відділу кадрів на підставі особистих документів працівника. Форма картки затверджена спільним наказом Держкомстату та Міністерства оборони України «Про затвердження типової форми первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника» від 25 грудня 2009 р. № 495/656.
Наявність особової картки, заповненої на паперовому носії, є обов’язковою. Це підтверджується Інструкцією № 58, відповідно до п. 2.5 якої з кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу про прийняття на роботу, переведення і звільнення, роботодавець зобов’язаний ознайомити працівника під підпис в особовій картці типової форми № П-2, у якій має повторюватися відповідний запис із трудової книжки. Отже, ведення особових карток тільки в електронному вигляді недостатньо. При цьому заповнити картку можна і в електронному вигляді, але після цього — роздрукувати.
Внутрішніми нормативними актами підприємства може бути передбачено заповнення працівником й інших документів, наприклад, анкет, зобов’язання про нерозголошення комерційної таємниці тощо. З окремими категоріями працівників можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність (ст. 1351 КЗпП).
Також кожному новому працівникові має бути присвоєно табельний номер, сформовано його особову справу (до неї вносять документи, що подає або заповнює працівник, влаштовуючись на роботу (заява про прийняття на роботу, автобіографія), копії документів про освіту, витяг із наказу про прийняття на роботу тощо) і, звісно, внесено відомості про прийнятого працівника до розрахункової відомості нарахування заробітної плати.